Katowice dn. 26 czerwca 2017 r.
WYJAŚNIENIA TREŚCI DRUKU ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Dot. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie zapytania ofertowego w przedmiocie świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Katowicach - nr postępowania:WAT.272.4.4.2017
Szanowni Państwo, w odpowiedzi na zapytania jakie wpłynęły do zamawiającego w dniu 23 czerwca 2017 r., uprzejmie informujemy:
Pytanie nr 1: „I. Załącznik Nr 1 pkt G ust 6) do zapytania ofertowego i § 2 ust 8 UMOWY. Zamawiający określa warunki dostarczania przesyłek do siedziby Zamawiającego. Pytanie 1: W Załączniku nr 1 pkt G ust 6) oraz w § 2 ust 8 umowy, Zamawiający opisując przedmiot zamówienia posługuje się pojęciem dostarczania przesyłek. W tym miejscu należy wyjaśnić, że zgodnie z art.2 ust 1 Ustawy Prawo Pocztowe, usługi pocztowe objęte przedmiotem zamówienia polegają na przyjmowaniu, sortowaniu, doręczaniu i przemieszczaniu przesyłek pocztowych. Zatem w zakres obowiązków operatora pocztowego świadczącego usługi pocztowe z mocy ustawy wchodzi dostarczanie przesyłek do adresata, za które wcześniej nadawca uiścił stosowną opłatę. W konsekwencji faktyczne dostarczenie przesyłki do siedziby Zamawiającego mieści się w fazie realizacji jakim jest doręczenie przesyłek i w żaden sposób nie obciąża Zamawiającego dodatkowymi kosztami. Zamawiający wskazuje godziny doręczania przesyłek przychodzących do Zamawiającego. Wykonawca informuje, że zgodnie z zapisami ustawy Prawo Pocztowe (art. 46 ust. 2 pkt. 5) zobowiązany jest do doręczania przesyłek co najmniej w każdy dzień roboczy i nie mniej niż 5 dni w tygodniu z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Jednocześnie Wykonawca informuje, że zobowiązanie operatora wyznaczonego do doręczania przesyłek w określonych godzinach w istotny sposób narusza zapisy art. 46 ust. 2 pkt. 1, który obliguje go do świadczenia usług powszechnych w sposób jednolity w porównywalnych warunkach. Ponadto, doręczanie korespondencji do Zamawiającego nie jest przedmiotem postępowania, a obowiązkiem ustawowym Wykonawcy jako operatora wyznaczonego i dotyczy przesyłek nadanych za jego pośrednictwem. Dodatkowo zwracamy uwagę, że doręczenie przesyłki jest konsekwencją umowy zawartej z Nadawcą w chwili jej nadania, natomiast Zamawiający występuje w tym wypadku w roli adresata i nie jest stroną umowy o nadawanie.”
Odpowiedź: Zamawiający zmienia brzmienie: 1) pkt. 6 części G załącznika nr 1 do druku zapytania ofertowego na: „6) Doręczanie przesyłek pocztowych adresowanych do Zamawiającego będzie odbywać się przez Wykonawcę codziennie w dni robocze tj. przez 5 dni w tygodniu: od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach pracy Zamawiającego wyłącznie do lokalizacji wymienionej w pkt. 1 tabeli A załącznika nr 1 do umowy. 2) ust.8 § 2 wzoru umowy stanowiącej załącznik nr 4 do druku zapytania ofertowego na: „8. Doręczanie przesyłek pocztowych adresowanych do Zamawiającego będzie odbywać się przez Wykonawcę codziennie w dni robocze tj. przez 5 dni w tygodniu: od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach pracy Zamawiającego wyłącznie do lokalizacji wymienionej w pkt. 1 tabeli A załącznika nr 1 do umowy.
Pytanie nr 2: „II. Załącznik Nr 1 pkt G ust 21) do zapytania ofertowego i §2 ust 24 UMOWY. Zamawiający określił termin doręczenia potwierdzeń odbioru. Na podstawie art. 47 ustawy Prawo pocztowe Minister właściwy do spraw łączności określił warunki wykonywania usług powszechnych, obejmujące m. in. wskaźniki czasu przebiegu przesyłek w obrocie krajowym (Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r, poz. 545). W załączniku nr 1 do wymienionego Rozporządzenia określony został czas przebiegu przesyłek listowych niebędących przesyłkami listowymi najszybszej kategorii (m. in. potwierdzenie odbioru) na poziomie D+5 (97% przesyłek) oraz D+3 (85% przesyłek), gdzie D+X oznacza liczbę dni od dnia nadania przesyłki do dnia jej doręczenia. W załączniku wskazano również udział liczby przesyłek pocztowych doręczonych w określonym terminie do ogólnej liczby nadanych przesyłek pocztowych, wyrażony w procentach. Ze względu na wskaźniki procentowe, zgodnie z którymi Wykonawca, będący operatorem wyznaczonym, zobowiązanym do stosowania wymienionego Rozporządzenia, nie jest zobligowany do zachowania terminu 7-dniowego w 100%, Wykonawca wnioskuje, aby Zamawiający zmodyfikował zapis dotyczący terminu doręczania potwierdzeń odbioru oraz uwzględnił przepisy Rozporządzenia. Wykonawca zwraca się z wnioskiem o zmianę zapisu na: „Pokwitowanie odbioru przesyłki Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu niezwłocznie po doręczeniu przesyłki.”
Odpowiedź: Zamawiający zmienia brzmienie: 1) pkt. 21 części G załącznika nr 1 do druku zapytania ofertowego na: „21. Wykonawca będzie doręczał wyłącznie do lokalizacji wymienionej w pkt. 1 tabeli A formularze potwierdzeń odbioru przesyłek pocztowych stosowanych w obrocie przez Wykonawcę oraz formularze „za potwierdzeniem odbioru” (ZPO) dostarczone przez Zamawiającego - pokwitowane przez adresata, niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. Wykonawca określi dodatkowo powód niepod¬jęcia przez adresata przesyłki pocztowej w przypadku formularzy „za potwierdzeniem odbioru” (ZPO).”; 2) ust. 24 § 2 wzoru umowy stanowiącej załącznik nr 4 do druku zapytania ofertowego na: „24. Wykonawca będzie doręczał wyłącznie do lokalizacji wymienionej w pkt. 1 tabeli A załącznika nr 1 do umowy formularze potwierdzeń odbioru przesyłek pocztowych stosowanych w obrocie przez Wykonawcę oraz formularze „za potwierdzeniem odbioru” (ZPO) dostarczone przez Zamawiającego - pokwitowane przez adresata, niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. Wykonawca określi dodatkowo powód niepod¬jęcia przez adresata przesyłki pocztowej w przypadku formularzy „za potwierdzeniem odbioru” (ZPO).”;
Pytanie nr 3: „III. Załącznik Nr 1 pkt G ust 25) do zapytania ofertowego. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do dostarczanie druków reklamacyjnych. W chwili obecnej reklamacje składane są w formie elektronicznej, poprzez stronę Poczty Polskiej i Zamawiający korzysta z tej formy składając reklamacje. Pytanie 2: Czy Zamawiający odstąpi od zapisów mówiących o dostarczaniu druków reklamacyjnych i uwzględni zapis o elektronicznej formie składania reklamacji?”
Odpowiedź: Zamawiający zmienia brzmienie pkt. 25 części G załącznika nr 1 do druku zapytania ofertowego na:: „25) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu dostęp do elektronicznego systemu składnia reklamacji. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić nieodpłatnie formularze potwierdzeń odbioru stosowane przez Wykonawcę w obrocie krajowym jak i zagranicznym, a także druki reklamacyjne jedynie w przypadku braku możliwości zapewnienia Zamawiającemu dostępu do elektronicznego systemu składnia reklamacji. Wykonawcy z okoliczności wymienionych w zdaniu 1 i 2 nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie od Zamawiającego.;
Pytanie nr 4: „IV. Załącznik Nr 1 pkt G ust 29) do zapytania ofertowego i § 4 ust 9 UMOWY. Przepisy prawa nie przewidują instytucji „prawidłowej „ faktury VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług w art. 106e wymienia niezbędne elementy, która musi zawierać faktura. W przypadku błędów lub braków w fakturze podatnik zobowiązany jest, zgodnie z art. 106j wystawić fakturę korygującą bądź notę korygującą – zgodnie z art. 106k. Faktura korygująca/nota księgowa nie dokumentuje odrębnego, niezależnego zdarzenia gospodarczego, lecz odnosi się ściśle do stanu zaistniałego w przeszłości. Punktem odniesienia do faktury korygującej/noty księgowej jest zatem faktura pierwotna. W związku z tym należy przyjąć kurs waluty z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury pierwotnej. Faktura korygująca/nota księgowa powinna bowiem oprócz elementów korygowanych odzwierciedlać stan, w którym była wystawiona faktura pierwotna. Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 31 października 2016 r., nr 2461-IBPB-1-3.4510.762.2016.1.JKT. W świetle powyższych uwag stwierdzić należy, że brak jest podstaw do wprowadzenia pojęcia prawidłowości faktury, a ewentualny błąd bądź brak w jej treści nie może mieć wpływu na umowny termin płatności. Wnosimy zatem o wykreślenie słowa „poprawnie/prawidłowo” w § 4 ust. 9 projektu umowy oraz w Załączniku nr 1 pkt G ust 29. Pytanie 3: Czy biorąc pod uwagę obowiązujące regulacje wewnętrzne u Wykonawcy oraz ze względu na fakt, iż poniższa propozycja zapewnia wystarczający czas na dokonanie płatności, Zamawiający dopuszcza zmianę terminu płatności za zrealizowane usługi pocztowe według proponowanego zapisu: „Należności wynikające z faktury Zamawiający zapłaci z dołu, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury VAT, pod warunkiem, że doręczenie przesyłki z fakturą do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 4 dni roboczych od dnia jej wystawienia. W przeciwnym wypadku termin płatności faktury VAT wynosi 14 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu przesyłki z fakturą.”?
Odpowiedź: Zamawiający zmienia brzmienie: 1) pkt. 29 części G załącznika nr 1 do druku zapytania ofertowego na: „29) Rozliczenia za wykonane usługi pocztowe następować będą w okresach miesięcznych, w formie opłaty „z dołu", przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury VAT, pod warunkiem, że doręczenie przesyłki z fakturą do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 4 dni roboczych od dnia jej wystawienia. W przeciwnym wypadku termin płatności faktury VAT wynosi 14 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu przesyłki z fakturą. Należność zostanie obliczona jako iloczyn ceny jednostkowej zaoferowanej przez Wykonawcę w niniejszym postępowaniu za dany rodzaj przesyłki oraz faktycznej ilości przesyłek danego rodzaju.”; 2) ust. 9 § 4 wzoru umowy stanowiącej załącznik nr 4 do druku zapytania ofertowego na: „9. Zamawiający zobowiązuje się do regulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy w formie opłaty z „z dołu”, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury VAT, pod warunkiem, że doręczenie przesyłki z fakturą do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 4 dni roboczych od dnia jej wystawienia. W przeciwnym wypadku termin płatności faktury VAT wynosi 14 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu przesyłki z fakturą.”;
Pytanie nr 5: „V. Umowa § 8 ust 1 pkt 1) Pragniemy zwrócić uwagę, że usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia realizowane będą m.in. na zasadach określonych w Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo Pocztowe (Dz.U. z 2002 r., poz. 1529). Kara umowna z tytułu odstąpienia od umowy nie odpowiada literalnemu brzmieniu przepisów art. 483 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna). Nadto art. 484 Kc stanowi m.in. iż, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana (a z przypadkiem kary wygórowanej mamy do czynienia we wzorze umowy w SIWZ). Zatem w przypadku wybrania oferty operatora wyznaczonego znajdzie się on w sytuacji niekorzystnej, w której jako jedyny będzie zobligowany do wypłaty ewentualnego odszkodowania oraz kar umownych, a także narażony będzie na zapłatę kary umownej z odstąpienia, która stoi w sprzeczności z art. 483 oraz 484 kc. Tak proponowane postanowienia ogólnych warunków umowy rażąco naruszają zasadę konkurencyjności i równego traktowania wykonawców wyrażoną w art. 7 ust.1 ustawy Pzp. Pytanie 4: Czy zatem z uwagi na niezgodność zapisów w postępowaniu ofertowym z przepisami obowiązującymi w przedmiotowym zakresie, Zamawiający wprowadzi do umowy postanowienia regulujące odpowiedzialność operatora pocztowego na zasadach określonych w ustawie Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku?
Odpowiedź: Zamawiający zmienia brzmienie ust. 1 § 8 wzoru umowy stanowiącej załącznik nr 4 do druku zapytania ofertowego na: „1. Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu kary umowne w wysokości: 1) 5 % wartości umownej brutto, o której mowa w § 4 ust. 1 umowy - w przypadku, rozwiązania lub wypowiedzenia lub odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn zawinionych i leżących po stronie Wykonawcy, 2) 200 % wysokości opłaty za jeden odbiór przesyłek pocztowych - w przypadku nieodebrania z każdej lokalizacji wymienionej w tabeli A załącznika do umowy przesyłek pocztowych przygotowanych przez Zamawiającego do nadania za każdy dzień nieodebrania przesyłek przygotowanych do nadania.’;
Pytanie nr 6: „VI. Umowa § 8 ust 1 pkt 2) Zamawiający bezwzględnie wymaga realizacji usługi odbioru i jednocześnie nie uwzględnia w treści okoliczności spowodowanych przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę. Wśród nich można wymienić w szczególności działania siły wyższej oraz innych zakłóceń w pracy Wykonawcy o charakterze stałym, a zatem okoliczności uniemożliwiające wykonanie usługi w całości lub jakiejkolwiek części (np. władcze działania organów państwowych, samorządowych lub międzynarodowych, zmiana przepisów prawa, działania wojenne i inne operacje wojskowe, rozruchy, niepokoje społeczne, strajki, ograniczenia i zakazy wydane przez właściwe władze, stany nadzwyczajne w tym stan wojenny lub wyjątkowy na całości lub jakiejkolwiek części terytorium Polski, konflikty zbrojne, ataki terrorystyczne, działalność przestępczą osób trzecich, lokauty, powodzie, pożary, awarie energetyczne oraz działanie innych sił przyrody). Dodatkowo należy wskazać nadzwyczajne okoliczności o charakterze zewnętrznym pozostające poza kontrolą Wykonawcy, których nie można przewidzieć, a które ze względu na wywierane skutki uniemożliwiają bądź znacznie utrudniają wykonanie usługi odbioru przesyłek. Pytanie 5: Czy Zamawiający uwzględni wyłączenie odpowiedzialności Wykonawcy, w przypadku wystąpienia okoliczności spowodowanych przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę? Jednocześnie czy uwzględniając wewnętrzne regulacje Wykonawcy w zakresie usługi odbioru przesyłek, Zamawiający dopuszcza ograniczenie skutków nie wykonania usługi do kary umownej za niezgłoszenie się Wykonawcy po odbiór przesyłek w oznaczonym dniu, w wysokości 200 % opłaty za jeden odbiór?
Odpowiedź: Zamawiający wyjaśnia, iż w § 8 ust. 5 pkt.1 do 4 określił podstawy zwalniające z odpowiedzialności Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy. W zakresie podstaw zwalniających z odpowiedzialności wchodą między innymi: siła wyższa (pkt.1), okoliczności niewywołane winą Wykonawcy (pkt. 2). Jednocześnie zamawiający wyjaśnia, iż w odpowiedzi na zapytanie drugie dotyczące ograniczenia skutków nie wykonania usługi do kary umownej za niezgłoszenie się Wykonawcy po odbiór przesyłek w oznaczonym dniu, w wysokości 200 % opłaty za jeden odbiór – dokonał zmiany brzmienia § 8 ust. 1 wzoru umowy stanowiącej załącznik nr 4 do druku zapytania ofertowego.
Pytanie nr 7: „VII. Umowa § 8 ust 1 pkt 3) Prawo pocztowe – Ustawa z dnia 23 listopada 2012 roku, na które powołuje się Zamawiający w § 2 ust. 1 umowy, na podstawie którego będzie realizowana umowa, wprost wskazuje wysokości odszkodowań w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług powszechnych, a w przypadku pozostałych usług zostały one dookreślone w regulaminach ich wykonania. Pytanie 6: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na wprowadzenie do umowy postanowień regulujących odpowiedzialność operatora pocztowego na zasadach określonych w ustawie Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku?”
Odpowiedź: Zamawiający zmienia brzmienie ust. 3 § 8 wzoru umowy stanowiącej załącznik nr 4 do druku zapytania ofertowego na: „3. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu odszkodowania w przypadku doręczenia potwierdzeń odbioru przesyłki w obrocie krajowym i zagranicznym oraz formularzy „za potwierdzeniem odbioru” (ZPO) dostarczanych przez Zamawiającego pokwitowanych przez adresata - niezgodnie z warunkami niniejszej umowy, w wysokości wynikającej z odpowiedzialności operatora pocztowego określonej przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe”;
Pytanie nr 8: „VIII. Umowa § 8 ust 10 UMOWY. Niczym nieograniczone jednostronne prawo potrącenia przez Zamawiającego z należnego Wykonawcy wynagrodzenia kar umownych oraz obniżanie wielkości wynagrodzenia godzi nie tylko w interes Wykonawcy, ale także uniemożliwia mu podjęcie próby zbadania, czy naliczona kara umowna potrącona została prawidłowo i w odpowiedniej wysokości. Nadto stwarzając możliwość pozbawienia Wykonawcy efektywnego wynagrodzenia za spełnione świadczenie bez żadnej kontroli, czy to Wykonawcy, czy sądu, może być uznane za nadużycie prawa, skutkujące nieważnością tegoż postanowienia na podstawie art. 58 § 2 kodeksu cywilnego w zw. z art. 139 ust. 1 Prawo zamówień publicznych. Pytanie 7: W związku z powyższym, z uwagi na nierówne ukształtowanie praw stron umowy, prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmodyfikowania zapisów Umowy poprzez modyfikację zapisu i dodanie do treści § 8 ust 10 projektu umowy słów „po przeprowadzeniu postępowania potwierdzającego zasadność i wysokość naliczonej kary umownej”?
Odpowiedź: Zamawiający zmienia brzmienie ust.10 § 8 wzoru umowy stanowiącej załącznik nr 4 do druku zapytania ofertowego na: „10. Zamawiający jest uprawniony do potrącania kwot kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, o którym mowa w § 4 ust. 1 umowy, po przeprowadzeniu postępowania potwierdzającego zasadność i wysokość naliczonej kary umownej.”;
Pytanie nr 9: „IX. Załącznik nr 3 do umowy - Wykaz placówek pocztowych. Pytanie 8: Poczta Polska jako operator wyznaczony posiada kilka tysięcy placówek pocztowych. Czy w przypadku wyboru oferty Poczty Polskiej, Zamawiający odstąpi od wymogu uzupełnienia Załącznika nr 3 do umowy tym bardziej, że wykaz placówek Poczty Polskiej jest możliwy do wglądu na stronie internetowej Wykonawcy?
Odpowiedź: Zamawiający odstąpi od wymogu uzupełnienia Załącznika nr 3 do projektu umowy w przypadku gdy Wykonawca udostępnia na swojej stronie internetowej wykaz placówek pocztowych Wykonawcy zawierający: nazwę miejscowości, kod pocztowy, adres i województwo w której znajduje się placówka pocztowa.
Śląski Wojewódzki Inspektor
Transportu Drogowego
Anna Sokołowska-Olesik
Sprawa wyłączona z systemu EZD
